電子帳簿保存法の改正

「電子取引」の対象となる取引は？

電子取引には、どこまでが含まれるのでしょうか?

「電子取引」とは、取引情報の受け渡しを電磁的方式により行う取引をいい ます。 具体的には、インターネット等による取引、 EDI取引、 電子メール により取引情報を受け渡す取引 (添付ファイルによる場合を含みます)、 インター ネット上にサイトを設け、 当該サイトを通じて取引情報を受け渡す取引等 はすべて対象です。

1 「電子取引」とは

電子取引とは、取引情報の受け渡しを電磁的方式により行う取引をいい ます

取引先と(ネット、電子メール等で) 取引情報を授受する。

具体的には、以下のような取引が電子取引に該当するとされています。

①電子メールにより請求書や領収書等のデータ (PDFファイル等) を受領

②インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ (PDFファイル等) またはホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用

③電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

④クレジットカードの利用明細データ、 交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用

⑤特定の取引に係るEDIシステムを利用 ⑥ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用

⑦請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

(出所: 国税庁 「電子帳簿保存法一問一答 [電子取引関係)

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ショッピングサイトでの購入も 「電子取引」に該当する 電子取引の例としては、いわゆる大手ショッピングサイトを通じての材料、事務用品、消耗品の購入など、世の中で広く利用されている取引もあります。 このようなショッピ ングサイトを通じて購入した取引については、 インターネットのホームページからダウ ンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等) またはホームページ上に表示さ れる請求書や領収書等のスクリーンショットを利用し、 令和6年1月1日からは紙に印 刷して保管するのではなく、電子データとして保存しなければなりません。

要注意

①社長や従業員が個人のメールアドレスを会社の業務で利用しているケースはないでしょうか

そのような場合には、会社での メール本文等の保存管理が難しい場合もあると思われます。 例え ば事務処理規程にて 「会社のメールアドレスで取引をすること。

やむを得ず個人のメールアドレスを利用した場合は、 添付ファイルもしくはメールの スクリーンショットを会社に提出すること」 等を定め、 電子取引データとして適切に 保存できるようにする必要があるでしょう。

②管理フリーにならないよう注意
フリー(無料) のメールサービス 無料で利用できるメールサービスは、保存期間が担保されておらず、 提供事業者の 都合により削除されたり、サービスが終了されたりする可能性があります。 利用する サービスの規約を確認の上、 会社での利用・管理方法を検討する必要があるでしょう。

③パスワードが分からない
開かずの添付ファイル メールの添付ファイルにパスワードがかかっている場合には、そのパスワードが書 かれているメールもあわせて保存するなど、パスワードが解除できるように保存する 必要があるでしょう。

④スクリーンショットが証拠に!?・・・LINEやチャットソフト 最近ではLINEやチャットソフトで担当者同士がメッセージをやりとりして取引したり、電子ファイルが添付されていたりする場合もあります。 その場合には、メッセー ジ画面のスクリーンショットや、 メッセージ履歴 (ログ) のダウンロード、 添付ファイ ルの保存などが必要になると思われます。 履歴のダウンロードができないソフトでは、 取引画面の保存が手作業となる場合もありますので、ソフトの機能を確認する必要が あるでしょう。 なお、やりとりしなくなった取引先担当者のアカウントを削除すると、 過去の履歴も一括削除されるサービスもありますので注意が必要です。